Lessons in Leadership #23: Kwartiertje

Herken je dat? Je hebt een overleg, maar op de aanvangstijd is nog niet iedereen aanwezig. En degenen die er wel zijn, willen eerst nog even koffie pakken, een telefoontje afhandelen, het toilet bezoeken, een akkefietje op het werk bespreken of even uitwisselen over het voetbal van het afgelopen weekend. In sommige organisaties is zo'n start van het overleg min of meer geïnstitutionaliseerd als Brabants, Limburgs, of vul-maar-in kwartiertje, al naar gelang de plaats of regio waarin het overleg plaats vindt. Is het kwartiertje (of langer, want zo geïnstitutionaliseerd is het nou ook weer niet) voorbij en is het overleg eindelijk van start, dan druppelen altijd nog wel enkelingen binnen. Zij hadden het 'kwartiertje' ingecalculeerd, maar datgene waar ze mee bezig waren, duurde toch net even langer dan ze gedacht hadden.

Leuke dingen

Vermenigvuldig de tijd die één zo'n 'kwartiertje' daadwerkelijk duurt met het aantal deelnemers, dat weer met het aantal 'van dergelijke kwartiertjes' per betreffend overleg, dat weer met het aantal van dergelijke overleggen in de organisatie per jaar en dat weer met het gemiddelde salaris van de medewerkers plus de inkomstenderving van de totale niet-productieve tijd en je krijgt een aardig beeld van wat de 'kwartiertjes de organisatie zoal op jaarbasis kosten. Vermoedelijk gaat het om een niet onaanzienlijk bedrag, waar de organisatie een hoop andere 'leuke dingen' mee had kunnen doen.

Cultuur

Maar afgezien van het financiële verlies, is er een misschien nog een veel belangrijkere kostenpost in het geding: motivatiederving. Want het lijkt alsof de samenwerking gedijt bij de schijnbare vrijheid. Maar van vrijheid is meestal geen sprake. Degene die namelijk op tijd wil beginnen en zich groen en geel ergert, kan het schudden. De voorstanders van het 'kwartiertje' veroordelen hem of haar als weinig sociaal. En zelfs al neemt de groep zich voor voortaan met z'n allen op de afgesproken tijd aan het overleg te beginnen, winnen de voorstanders van het 'kwartiertje' over het algemeen toch steeds opnieuw terrein. Quasi berustend concludeert men dan dat het kennelijk in de cultuur van de organisatie ingebakken is en aan cultuur kun je nu eenmaal niets veranderen. Toch?

Nelson Mandela

Iemand die bijzonder punctueel was en het vanzelfsprekend vond om niet te laat te komen, was Nelson Mandela. Dat had wat hem betreft niets te maken met geldverspilling, maar alles met respect. Te laat komen was wat hem betreft het niet serieus nemen van een gemaakte afspraak en daarmee het niet serieus nemen van de persoon met wie de afspraak was gemaakt. En als je zelf je gesprekspartner niet serieus neemt, hoe kun je dan verwachten dat hij jou serieus neemt?

Betrouwbaar

Uiteraard kan er altijd sprake zijn van overmacht. Maar over het algemeen komt overmacht niet dagelijks voor. Als je altijd consequent bent in je afspraken, weten je gesprekspartners dat er echt iets aan de hand is als je een keer niet consequent bent. En omdat ze ze weten waar ze met je aan toe zijn, zullen ze je eerder zien als een betrouwbare gesprekspartner en bouw jij ook krediet op.

Excuus

Soms geven mensen aan dat ze het niet kunnen helpen dat ze te laat komen, omdat het overleg daarvóór uitliep. De oplossing is simpel: meld in elk overleg de tijd waarop je gaat vertrekken. Een andere veel gebruikt excuus is dat men aan de praat werd gehouden. Ook daarvoor geldt: meld de ander dat je geen, of beperkte tijd hebt en verbreek het gesprek op het moment dat je moet vertrekken. Het getuigt namelijk ook van weinig respect om te doen alsof je luistert, terwijl je eigenlijk met je gedachten bij je volgende afspraak bent. Hetzelfde geldt overigens als jij degene bent die de ander aan de praat houdt, terwijl je weet dat de ander daardoor te laat komt op een afspraak.

Dus:

• Kom op tijd en start een overleg op de afgesproken tijd
• Communiceer helder over de tijd die je voor iemand hebt
• Maak een andere afspraak als een gesprek meer tijd kost dan je hebt
• Stel bij werkelijke overmacht de anderen op de hoogte
• Plan realistisch om op tijd op een afspraak te kunnen komen

Ben jij een liefhebber van het 'kwartiertje' of ben je juist iemand die graag op tijd begint? Welk 'gedoe' ervaar jij met 'de andere partij'? En hoe lossen jullie het op? Deel je reactie in het commentaarvak hieronder met mij en met andere lezers.

 PS. Deel deze Lesson s.v.p. met jouw netwerk door op de Share- of Mailknop te klikken zodat ook de mensen uit jouw netwerk ervan kunnen profiteren. 

door Ad van Oorschot

Wil je elke 2 weken Lessons in Leadership ontvangen, meld je dan hier aan. Vind je deze Lesson in Leadership waardevol, deel 'm dan gerust in je netwerk.