Lessons in Leadership #32: Je hoort er nooit meer wat van!

Deze week in de Lessons in Leadership een simpele oplossing voor een ongemak dat ik heel vaak en in de meest uiteenlopende organisaties hoor. En het grappige is dat eigenlijk iedereen er op z’n tijd over klaagt: medewerkers over hun leidinggevende, leidinggevenden over hun medewerkers en medewerkers over collega’s. Er zijn diverse uitvoeringen van de klacht, maar ze komen allemaal op het volgende neer: je stelt een vraag of geeft bepaalde informatie en je hoort er vervolgens nooit meer wat van!

Bloedchagrijnig
Ik heb medewerkers gesproken die hier echt bloedchagrijnig van werden: "Het is weggegooide energie!" Mensen die het zich persoonlijk aantrekken en boos worden: "Ik word niet serieus genomen!" Anderen die er juist heel onzeker van worden: "Ze vinden het vast onzin wat ik vertel, maar ik ben natuurlijk de moeite van het reageren niet waard." Ik heb er zelfs hele complottheorieën over gehoord: "Ze doen het er daarboven gewoon om ons weg te pesten!"

Bedoeling
Als je er even over doorvraagt, blijkt er zelden een (kwade) bedoeling te schuilen achter het feit waarom mensen niet op een vraag of informatie lijken te reageren. Integendeel. Meestal gaat men aan de slag met de vraag of met de info, maar kost de verwerking even tijd. Bijvoorbeeld als de ontvanger nog met iemand anders over de vraag moet overleggen. Wat ook vaak voorkomt, is dat de ontvanger gewoon blij is met de info en die ook nauwgezet verwerkt of uitvoert. Het grote probleem is echter dat die ontvanger niet terugkoppelt aan de zender wat hij:

1. Met de vraag of de info gaat doen, bijvoorbeeld: "Ik bespreek je vraag met…" Of: "Dank voor je info, ik ga er op de volgende manier mee aan de slag…" Of: "Dank voor je voorstel, ik ga er op dit moment niet mee aan de slag, omdat…" Of eenvoudig: "Dank voor je info, ik ga ermee aan de slag en ik hou je op de hoogte."

2. Met de vraag of de info heeft gedaan, bijvoorbeeld: "Ik heb je vraag voorgelegd aan…, maar ook zij wist het niet. Ik vrees dat ik het antwoord schuldig moet blijven." Of: "Een tijdje geleden stelde je voor…, ik zou je op de hoogte houden, ik kan je nu zeggen dat…"

Gebruiksaanwijzing
Bovenstaande geldt zowel voor mondelinge als schriftelijke communicatie. Je kunt bovendien mondeling op schriftelijke info reageren en andersom, afhankelijk van de ‘ernst’ van de inbreng en de ‘gebruiksaanwijzing’ van de zender.

Tijd
Als je ziet hoeveel last mensen hebben van het gebrek aan terugkoppeling, vraag je je af waarom het dan toch zo weinig gebeurt. De antwoorden op die vraag zijn divers. Soms zeggen mensen: "Goh, ik wist niet dat het zo belangrijk voor hem was." Of ze vinden het vervelend om de ander teleur te stellen en denken dan dat ze maar beter niets kunnen zeggen. Het vaakst hoor ik dat mensen denken dat het terugkoppelen veel tijd kost.

Winst
Het tegendeel is waar. Neem even de kleine moeite van een berichtje, een telefoontje of een kort gesprekje. Dat kost je misschien één, of voor mijn part vijf minuten. Maar je voorkomt de verspilling van uren aan chagrijn, boosheid, onzekerheid en de complottheorieën van hele afdelingen. Als dat geen winst is!

Dus,
mocht je het nog niet doen, maak er vanaf nu dan een gewoonte van om:

• altijd even te bevestigen dat je de vraag of info hebt ontvangen
• te melden wat je ermee gaan doen
• de ander op de hoogte te houden van de voortgang
• de ander het eindresultaat van zijn inspanning te laten weten

Heb je ervaring met deze manier van werken, of ervaring met de gevolgen van het niet toepassen van deze eenvoudige tip, geef dan je reactie in het commentaarvak hieronder.

PS. Deel deze Lesson s.v.p. met jouw netwerk door op de Share- of Mailknop te klikken zodat ook de mensen uit jouw netwerk ervan kunnen profiteren. 


door Ad van Oorschot

Wil je elke 2 weken Lessons in Leadership ontvangen, meld je dan hier aan. Vind je deze Lesson in Leadership waardevol, deel 'm dan gerust in je netwerk.