Lessons in Leadership #46: Informeren of geïnformeerd worden?

Ik ben in verschillende organisaties betrokken bij veranderingsprocessen. Het valt me daarbij op dat medewerkers regelmatig klagen over het feit dat ze slecht worden geïnformeerd door hun leidinggevenden. Vaak hebben ze daar volkomen gelijk in. Ik zie het bijvoorbeeld nogal eens gebeuren dat medewerkers door leidinggevenden worden gevraagd mee te denken over bepaalde veranderingen. De intentie van die leidinggevenden is dan zonder meer ok; mee mogen denken werkt immers motiverend.

Demotiverend
Helaas vergeten leidinggevenden vaak de medewerkers te laten weten wat er uiteindelijk met hun inbreng gebeurt. Het effect is dan eerder demotiverend: "Eerst vragen ze je mee te denken, vervolgens hoor je er nooit meer wat van, de volgende keer reageer ik wat minder enthousiast op de vraag mee te denken."

Moeite?
Aan de andere kant bestaat bij medewerkers ook de neiging te verwachten dat men over van alles en nog wat automatisch op de hoogte gehouden wordt. Bijvoorbeeld over ontwikkelingen op andere afdelingen. Ik hoor mensen dan vaak iets zeggen in de trant van: “Ze kunnen toch gewoon even een mailtje sturen. Wat is dat nou voor moeite?”

Professionele verantwoordelijkheid
Verstandige leidinggevenden geven niet te gemakkelijk aan die vraag toe. De mailbox van de meeste medewerkers stroomt immers vaak al over. Hoe meer mail, hoe minder er echt gelezen wordt. Maar nog belangrijker: het vragen naar mail om geïnformeerd te worden versluiert ook de eigen professionele verantwoordelijkheid van medewerkers om zichzelf te willen informeren over ontwikkelingen en gebeurtenissen elders in de organisatie. Zeker als het zaken betreft die direct of indirect van invloed zijn op het eigen werk.

Pro-activiteit
Veel beter dus dan toegeven aan de gemakkelijke vraag om geïnformeerd te worden is het voor een leidinggevende werk te maken van het wijzen op de professionele verantwoordelijkheid van medewerkers en hen zonodig te ondersteunen bij het zich eigen maken van deze vorm van pro-activiteit.

Ritueel
Een ander alternatief om beter op de hoogte te blijven van ontwikkelingen elders in de organisatie is de zucht naar het regelmatige overleg. Ook hier zou je als leidinggevende goed over na moeten denken of zo'n overleg werkelijk tegemoet komt aan het beoogde doel. Wegen al die uren die door de verschillende deelnemers in totaal aan zo’n vast overleg worden gespendeerd op tegen het effect? Versluiert het vaste ritueel van zo’n overleg in feite niet een gebrek aan eigen professioneel initiatief?

Kunst
De kunst van het werkelijk geïnformeerd zijn over ontwikkelingen in een organisatie komt meestal eenvoudigweg neer op het contact zoeken met collega’s en geïnteresseerd in hen zijn. Ga tijdens de lunch eens niet aan de tafel met je naaste collega’s zitten, maar schuif eens aan bij collega’s van andere afdelingen of diensten. Of fiets eens een stukje met hen op als je toch dezelfde kant op moet. Regel een keer dat je een uurtje met een collega van een andere afdeling of dienst mee loopt. Knoop eens een gesprekje aan met je directeur. Als leidinggevende van welk niveau dan ook kun je hier een fantastische voorbeeldrol in vervullen. Laat zien hoe het werkt en praat erover met je medewerkers.

Dus:

• Wees er alert op dat je medewerkers op de hoogte houdt van belangrijke informatie en met name wat er met hun persoonlijke inbreng wel of niet gebeurt
• Tuin er niet in om medewerkers over van alles en nog wat via de mail op de hoogte te willen brengen
• Denk goed na over het rendement van een nieuw vast overleg
• Wijs medewerkers op hun professionele verantwoordelijkheid en help hen zonodig die verder te ontwikkelen
• Stimuleer je medewerkers om door middel van persoonlijke ‘ontmoetingen’ met collega’s meer inzicht te krijgen over het reilen en zeilen van de organisatie
• Toon je medewerkers het goede voorbeeld

Ik ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze Lesson. Herken je zaken? Heb je tips? Je kunt je reacties kwijt in het commentaarvak hieronder.

PS. Deel deze Lesson s.v.p. met jouw netwerk door op de Share- of Mailknop te klikken, zodat ook de mensen uit jouw netwerk ervan kunnen profiteren.


door Ad van Oorschot.

Wil je elke week Lessons in Leadership ontvangen, meld je dan hier aan. Vind je deze Lesson in Leadership waardevol, deel 'm dan gerust in je netwerk.