Lessons in Leadership #70: Doormodderen

De laatste weken kwam in verschillende trainingen en coachingsgesprekken het onderwerp delegeren aan de orde. Veel leidinggevenden zijn zich ervan bewust dat delegeren minder eenvoudig is dan het lijkt. Maar zelfs als je gepokt en gemazeld bent in de theorie van situationeel leidinggeven... Als je dus weet dat je medewerker bekwaam genoeg moet zijn om de betreffende taak uit te voeren... Dat hij bovendien gemotiveerd moet zijn om de taak uit te te voeren én er ook nog voldoende zelfvertrouwen voor moet hebben... Dan nog blijkt er een aspect te zijn dat vaak over het hoofd wordt gezien.

Voorkoppelen
Als je een taak aan een medewerker delegeert geef je hem in feite een set van voorwaarden mee waaraan hij moet voldoen. Het resultaat moet bijvoorbeeld aan bepaalde kwaliteitseisen voldoen, binnen een bepaalde tijd klaar zijn of binnen een bepaald budget blijven. Dat klinkt allemaal heel logisch, maar het impliceert iets wat minder voor de hand ligt. Je delegeert namelijk altijd meerdere taken tegelijk. Je medewerker moet niet alleen bekwaam zijn om de taak inhoudelijk naar behoren uit te voeren. Hij moet daarnaast ook bekwaam zijn in het signaleren wanneer hij dreigt het afgesproken mandaat te overschrijden. Hij moet dus ook in staat zijn in te schatten wanneer de tijd of het budget overschreden gaat worden. En hij moet de verantwoordelijkheid kunnen nemen om op tijd aan de bel te trekken. Dit laatste wordt wel voorkoppelen genoemd.

Gezichtsverlies
In de praktijk blijkt voorkoppelen voor medewerkers vaak lastig. Vooral als het om een veelomvattend gedelegeerd project gaat. Medewerkers met een groot verantwoordelijkheidsgevoel kunnen de neiging dan vaak niet onderdrukken om de problemen vooral zelf op te willen lossen. Daardoor modderen ze soms veel langer door dan verstandig is. Soms speelt het gevoel te falen, of het idee van gezichtsverlies een rol. Een wat al te ruim bemeten ego werkt meestal ook niet mee.

Bedrijfsinformatie
Maar als je als medewerker werkelijk verantwoordelijkheidsgevoel hebt, dan zorg je dat je op tijd aan je eigen leidinggevende voorkoppelt dat er een probleem dreigt. Zo’n probleem hoeft niet per se inhoudelijk te zijn. Er is ook sprake van een probleem als je als medewerker de druk niet meer aan kunt en om dreigt te vallen. Als je te lang doormoddert, hou je in feite essentiële bedrijfsinformatie achter. Die informatie heeft je eigen leidinggevende nodig om verstandige beslissingen te kunnen nemen.

Bel
Als je zelf de leidinggevende bent die delegeert, zou je jezelf er van te voren dan ook rekenschap van moeten geven of je medewerker voldoende in staat is om op tijd te signaleren dat er iets dreigt mis te gaan. En zo ja, of je medewerker vervolgens ook in staat is om daadwerkelijk aan de bel te trekken. Zoals gezegd, zit ‘m de crux vaak in dat laatste punt: misplaatst verantwoordelijkheidsgevoel, faalangst, angst voor gezichtsverlies, overmoed.

Weeromstuit
Daarmee dringt zich meteen het volgende probleem op: de leidinggevende die van de weeromstuit niet echt meer durft te delegeren. Die niet durft te vertrouwen op zijn medewerkers en de teugels zo strak in handen houdt dat die medewerkers ook nooit zullen leren zelfstandig te werken.

Je ziet:
Goed delegeren komt nogal nauw. Er zijn geen harde regels. De kunst zit’m vooral in het goed kennen van je individuele medewerkers, flexibel zijn en risico’s durven nemen. Alleen op die manier kun je samen met je medewerkers het verantwoordelijkheidsgevoel ontwikkelen dat nodig is om binnen min of meer veilige marges de fouten te kunnen maken die nodig zijn om te leren.


Herken je de valkuilen van het delegeren? Ik ben benieuwd naar jouw voorbeelden en tips. Je kunt ze , zoals altijd, kwijt in het commentaarvak hieronder.

PS. Deel deze Lesson s.v.p. met jouw netwerk door op de Share- of Mailknop te klikken, zodat ook de mensen uit jouw netwerk ervan kunnen profiteren.



door Ad van Oorschot.

Wil je elke week Lessons in Leadership ontvangen, meld je dan hier aan. Vind je deze Lesson in Leadership waardevol, deel 'm dan gerust in je netwerk.

Wil je iets uit deze Lesson in Leadership overnemen om elders te publiceren? Prima. Maar dan graag met vermelding van: Lessons in Leadership, www.invictusschoolofleadership.nl