Scherpschutters schieten niet met hagel
Afgelopen week liep ik weer eens tegen een mooi voorbeeld aan van goedbedoeld maar niet zo handig leiderschap. Ik wil het graag met je delen. Als medewerker zul je het ongetwijfeld kennen en je er wellicht ook ooit aan hebben gestoord. Als leidinggevende ben je zelf misschien ook wel eens in de betreffende valkuil getrapt, juist omdat he het zo goed bedoelde. Dit verhaal werd me verteld door een medewerkster van een zorgorganisatie, maar je kunt het voorval moeiteloos vertalen naar elke andere organisatie.Zorgvuldig
De medewerkster vertelde dat ze een mail had gekregen van haar teamleidster over een bepaalde manier van rapporteren. De teamleidster had geconstateerd dat er af en toe niet op de afgesproken manier werd gerapporteerd, waardoor de overdracht van de ene naar de andere dienst niet altijd optimaal was. De medewerkster was geïrriteerd door deze mail, omdat zij zelf veel belang hecht aan een zorgvuldige overdracht. Ze had zich natuurlijk ook niet aangesproken kunnen voelen en de mail naast zich neer kunnen leggen. Maar zo zit deze medewerkster niet in elkaar. Ze besloot haar teamleidster te vragen waarom ze een mail had gekregen die overduidelijk niet voor haar bedoeld was.
Verstandiger
De teamleidster had haar uitgelegd dat ze er twee redenen voor had. Ten eerste was het voor haar moeilijk om exact te weten te komen wie wel en wie niet correct rapporteert, omdat de overdracht vaak plaatsvindt op tijden dat zij niet in team aanwezig is. Als tweede reden had ze aangegeven dat het naar idee nooit kwaad kan om medewerkers regelmatig aan belangrijke afspraken te helpen herinneren. Beide redenen klinken in eerste instantie misschien best overtuigend, toch is verstandiger om een andere aanpak te kiezen.
Erkend
Het idee dat het geen kwaad kan om medewerkers regelmatig aan belangrijke afspraken te herinneren, ook al voeren zij die afspraken naar behoren uit, wordt duidelijk ontkracht door de medewerkster die mij het verhaal vertelde. Zij ergert zich eraan, want ze voelt zich niet erkend in haar zorgvuldigheid en haar professionaliteit. De mail heeft dus invloed op haar motivatie.
Hagel
Het feit dat het lastig is om precies te weten te komen wie de afspraak onvoldoende uitvoert is ook geen argument om dan maar een schot hagel te lossen in de hoop dat de medewerkers in kwestie zich dan wel aangesproken zullen voelen. Het mag dan misschien lastig zijn om de betreffende medewerkers te identificeren. Dat is nog geen reden om het er dan maar bij te laten zitten. Je zou als leidinggevende dan gewoon wat creatiever moeten zijn en een list verzinnen om er wel te achter te komen.
Gezichtsverlies
De hoop dat de betreffende medewerkers zich wel aangesproken zullen voelen, kan daarbij heel goed ijdel zijn. Misschien beseffen de betreffende medewerkers niet voldoende hoe belangrijk een juiste rapportage is. Of misschien beseffen ze het wel, maar weten ze, om welke reden dan ook, niet hoe ze het correct moeten doen.
Je zou de medewerkers de kost moeten geven die allerlei taken onvoldoende beheersen, maar die dat voor geen goud willen toegeven, omdat ze al langer bij de organisatie werken. Toegeven zou betekenen dat ze al lang onder de maat werken. Gezichtsverlies dus.
Winnaar
Het zou voor deze teamleidster en alle medewerkers dus wel eens heel nuttig kunnen zijn om een goed beeld te krijgen van wie de juiste wijze van rapporteren onvoldoende beheerst. De teamleidster zou vervolgens uit kunnen zoeken waar bij de betreffende medewerkers precies de schoen wringt. Als de medewerkers de techniek onvoldoende beheersen, zou de teamleidster het hen kunnen leren. Zou het gaan om slordigheid, dan zou ze hen daarop aan kunnen spreken. De teamleidster zou zich op deze manier een doortastend en helder leider tonen. De op dit punt minder goed functionerende medewerkers zouden serieus worden genomen en in de gelegenheid worden gesteld zich verder te professionaliseren. De medewerkers die zich niet in de mail herkennen, zouden niet lastig worden gevallen met mail die niet voor hen bedoeld is. De grootste 'winnaar' zou uiteraard de cliënt/patiënt zijn: die wordt voortaan ondersteund door gemotiveerde en gekwalificeerde zorgverleners.
Kortom:
- Hoe goed ook bedoeld, schiet niet met hagel vanuit de gedachte dat je dan altijd wel wat raakt
- Wees een scherpschutter die met geduld en precisie exact raakt wat geraakt moet worden
Herken je je in de medewerkster die zich ergert aan de hagel die niet voor haar bedoeld is? Of herken je je in de teamleidster die, goed bedoeld, soms alle medewerkers aanspreekt waar het om een enkeling zou moeten gaan? (Of herken je je misschien stiekem in de medewerkers die het lastig vinden om te erkennen dat ze bepaalde zaken niet of onvoldoende beheersen, maar dat lastig vinden om dat te erkennen?) Schrijf je reacties en tips in het commentaarvak hieronder. Ik ben heel benieuwd.
PS. Deel deze Lesson s.v.p. met jouw netwerk door op de Share- of Mailknop te klikken zodat ook de mensen uit jouw netwerk ervan kunnen profiteren. 
door Ad van Oorschot
Wil je elke 2 weken Lessons in Leadership ontvangen, meld je dan hier aan. Vind je deze Lesson in Leadership waardevol, deel 'm dan gerust in je netwerk.
Reacties
Er zijn nog geen reacties gegeven. Wees de eerste die een reactie geeft