Vervolg Geld is tijd: het afwijzen van de collectant

In de vorige lesson, Geld is tijd, schreef ik over de kredietmetafoor; het vertalen van je time managementperikelen in termen van geld, waardoor je zuiniger met je kostbare tijd kunt leren omgaan. In een van de reacties op mijn verhaal schreef een lezeres: “Ik wil er graag een actie aan toevoegen: Zeg eens nee. Dat werkt heel bevrijdend.” Dat is inderdaad een heel nuttige aanvulling. Ik wil daar graag nog wat achtergrond bij geven.

De collectant
In termen van de kredietmetafoor is nee-zeggen misschien het beste te vergelijken met het afwijzen van een collectant. Het is een uur of zeven ’s avonds, de bel gaat, aan de deur staat een collectant. Terwijl hij of zij over het goede doel vertelt, overweeg jij of je er wel of geen geld aan wilt besteden. Je hebt misschien de neiging om ja te zeggen, omdat je de collectant bijvoorbeeld niet wilt teleurstellen. Maar dan bedenk je dat je ook al lid bent van verschillende andere goede doelen, dat je vorige week ook al twee keer wat hebt gedoneerd, of dat dit doel je in vergelijking met andere doelen toch minder aanspreekt en je besluit om vriendelijk doch duidelijk nee te zeggen. In de meeste gevallen blijkt de collectant dat prima te begrijpen, wenst je nog een goede avond en gaat het een deur verder opnieuw proberen.

De kip en het ei
Leidinggevenden in een organisatie hebben de neiging om voortdurend meer taken op het bord van een medewerker te schuiven. Daar bedoelen ze in principe niets kwaads mee. Ze gaan er meestal, zonder al te diep na te denken, vanuit dat de medewerker wel zal aangeven wanneer zijn bord vol is. Medewerkers echter hebben vaak de neiging om dat steeds voller rakende bord toch maar leeg te eten, omdat zij er vanuit gaan dat de leidinggevende zelf ook wel zal snappen dat het op een gegeven moment echt teveel is. Die leidinggevende verbaast zich vervolgens misschien wel over de eetlust van zijn medewerker, maar hij denkt dat de medewerker het beste de verantwoordelijkheid kan dragen over zijn eigen gezondheid. Om maar in termen van voedsel te blijven spreken: een kip-en-ei kwestie dus: wie doorbreekt het patroon?

De kling
Het probleem zit ‘m in de definitie van verantwoordelijkheid, in de ongeverifieerde aannames en het gebrek aan heldere communicatie. De leidinggevende heeft de verantwoordelijkheid over de uitvoer van een bepaalde hoeveelheid taken en neemt aan die taken net zolang te kunnen blijven delegeren totdat de medewerker de grens aangeeft. De medewerker vindt dat de leidinggevende de taak heeft, hem niet over de kling te jagen. Daarnaast zou het goed kunnen dat hij het aangeven van de grens als een teken van zwakte beschouwt. Als een vorm van gezichtsverlies. Beiden nemen ze in ieder geval niet de verantwoordelijkheid op zich om te bespreken wat in verschillende situaties wel of niet verstandig is.

De maat
Ik denk dat het de taak is van een leidinggevende om alert te zijn op mogelijke overbelasting van medewerkers. Tegelijkertijd is de taak van de medewerker om verstandig om te gaan met zijn eigen energie en aan de orde te stellen wanneer de maat (bijna) vol is. Bedenk hierbij dat je als leidinggevende ook weer gewoon de medewerker bent van een andere leidinggevende. Het zou zomaar kunnen dat je je eigen leidinggevende op dit punt iets verwijt, terwijl je onbewust hetzelfde doet bij je eigen medewerkers.

De wijsheid
Kortom: niemand in een organisatie is er bij gebaat als medewerkers overbelast raken. Het heeft een besmettend effect op de belastbaarheid en het werkplezier van collega’s en uiteindelijk gaat het ook ten koste van de kwaliteit en dus wordt ook de klant erdoor geraakt. Het is dus belangrijk dat als er op tijd nee gezegd wordt bij mogelijke overbelasting en vervolgens samen te zoeken op welke wijze de werklast in tijd of met anderen verdeeld kan worden. Geen gezichtsverlies dus, geen zwaktebod. Maar een uiting van verantwoordelijkheid en samenwerking. Van wijsheid dus.

Dus:
Hou de vinger aan je eigen pols en aan die van je medewerkers, oftewel:

• Onderzoek of je medewerkers zich wellicht meer verantwoordelijk voelen voor het werk dan goed is voor hun gezondheid
• Onderzoek hoe het wat betreft jouw verantwoordelijkheidsgevoel gesteld is met je eigen prioriteiten
• En bespreek je bevindingen!
  

Ik lees graag of je iets herkent in mijn verhaal. Dus schrijf je reactie en je tips voor mij en voor andere lezers in het commentaarvak hieronder.

PS. Deel deze Lesson s.v.p. met jouw netwerk door op de Share- of Mailknop te klikken zodat ook de mensen uit jouw netwerk ervan kunnen profiteren. 


door Ad van Oorschot

Wil je elke 2 weken Lessons in Leadership ontvangen, meld je dan hier aan. Vind je deze Lesson in Leadership waardevol, deel 'm dan gerust in je netwerk.